Документальное оформление отношений между детским клубом и клиентами

Документальное оформление отношений между детским клубом и клиентами

Наконец-то детский клуб открыт. Телефон разрывается от звонков потенциальных клиентов – мамы, бабушки и няни интересуются услугами, которые вы оказываете. Затем проходят первые пробные занятия, после чего появляются родители, желающие приобрести абонемент. Это очень радостный момент, который тем не менее порождает новые вопросы.

Как закрепить отношения с клиентами? Нужен ли какой-нибудь договор? Ведь, допустим, с медучреждением обязательно заключается договор на оказание услуг. Многие детские клубы пытаются составить аналогичные договоры, заимствуя их формы друг у друга с помощью всевозможных методов, в том числе и шпионских. Обычно такой договор составляют в письменной форме, а затем обе стороны – директор детского клуба и любой из родителей – подписывают его. В нем обязательно отражаются права и обязанности сторон, а также день рождения ребенка и место его проживания. Клуб указывает в документе свои реквизиты, а родитель представляет данные паспорта. Один экземпляр хранится в клубе, второй отдается на руки родителям. Казалось бы, все просто и понятно. Однако, заключая такой договор с клиентом, вы рискуете нарушить нормы законодательства.

С 1 июля 2011 г. вступил в действие Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных». Какое отношение он имеет к деятельности детского клуба? Самое прямое. В связи с принятием этого закона в России

существенно возросли требования ко всем частным и государственным компаниям и организациям, которые хранят, собирают, передают или обрабатывают персональные данные. В число таких данных входят и сведения, которые вы просили указать родителей в письменном договоре, а именно – фамилия, имя и отчество ребенка и родителя, дата рождения ребенка, место проживания и т. д.

Согласно Закону № 152-ФЗ детский развивающий клуб должен выполнить ряд требований по защите персональных данных своих клиентов, в том числе:

• направить клиентам уведомление об обработке персональных данных (п. 3 ст. 22);

• получить письменное согласие субъекта персональных данных на обработку своих персональных данных (п. 4 ст. 9);

• уведомить субъекта персональных данных о прекращении обработки и об уничтожении персональных данных (п. 4 ст. 21).

Мало того: если вы заносите персональные данные в компьютер, на нем должна стоять определенная защита, чтобы данные не стали доступны окружающим.

Как видите, заключение письменного договора влечет за собой достаточно много другой работы. Ее, конечно, можно и не выполнять, но законом предусмотрена административная, гражданская и уголовная ответственность для руководителя предприятия. Проверять соблюдение требований законодательства о защите персональных данных могут три органа – Роскомнадзор, ФСТЭК России и ФСБ России. Штрафы весомые.

Если вы хотите документально оформить отношения с клиентами и не нажить себе лишнюю головную боль, рекомендую воспользоваться договором публичной оферты (см. приложение 1). Он имеет огромное преимущество – его не надо подписывать ни родителю ребенка, ни директору детского клуба. Отсутствуют в нем и персональные данные. А что имеется в наличии? В договоре указывается, что детский клуб предлагает свои услуги неопределенному кругу лиц, и оговариваются условия выполнения этого предложения.

Обязательно разместите договор публичной оферты на информационном стенде у входа в клуб , а также на своем сайте. Расположите договор на уровне глаз клиентов, чтобы он хорошо читался.

Помимо договора публичной оферты, на стенде должны размещаться:

• сведения о местонахождении детского клуба (месте его государственной регистрации);

• сведения о режиме работы детского клуба;

• прейскурант, заверенный подписью директора и утвержденный приказом.

Как доказать, что клиент принял условия, отраженные в договоре публичной оферты? Документом, подтверждающим факт покупки, а значит, и договорных отношений, является кассовый чек или банковская квитанция либо оплата, прошедшая по эквайрингу.

Если вы воспользуетесь договором публичной оферты, то вам не придется собирать и хранить персональные данные клиентов, что существенно уменьшит объем работы. Указанный договор решает и другую важную проблему – оформление отношений с клиентом, который готов посетить и оплатить одно пробное занятие. Таким образом, данный вариант очень удобен по многим причинам, да и администратору не придется тратить время на подписание договоров с каждым клиентом.