Занятие 4 Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) – совокупность документов организационно-распорядительного, информационносправочного и учетного характера по персоналу организации, а также создание этих документов или получение их извне, обработка и организация движения по всем уровням управления вплоть до передачи в другие подразделения и сдачи в архив.

Основные делопроизводственные функции службы управления персоналом

1. Разработка и оформление необходимой кадровой документации.

2. Своевременная обработка поступающей документации по персоналу.

3. Регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу.

4. Разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам.

5. Доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения.

6. Контроль за исполнением документов.

7. Подготовка кадровых документов к сдаче в архивы (организации, ведомственный, государственный).

Виды документации, используемой в управлении персоналом

1. Организационная документация (устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции).

2. Распорядительная документация (приказы по основному производству, постановления, распоряжения, указания, решения).

3. Информационно-справочная документация (письма, факсы, телеграммы, протоколы, докладные и объяснительные записки).

4. Документация по личному составу – приказы на прием, увольнение, перевод, о предоставлении отпуска.

Прием на постоянную работу нового сотрудника сопровождается оформлением следующих документов:

1) резюме – краткая информация о себе;

2) анкета – обобщающий документ, дающий необходимые сведения о работнике (все записи должны быть подтверждены документально, данные проверяются инспектором отдела кадров, заверяются его подписью и печатью);

3) заявление о приеме на работу – составляется в произвольной форме, пишется от руки, но организация может иметь заранее разработанную трафаретную форму. Писать рекомендуется на бумаге формата А4.

В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, место проживания заявителя и условия приема. Заявление подписывается и датируется.

Задание 1. От собственного имени заполните резюме по структуре, приведенной в приложении 4.

Методические указания

Если кандидата заинтересовала информация о работе в рекламном объявлении, предоставляется резюме.

Резюме – это краткая информация о себе, предоставляемая работополучателем работодателю.

Резюме должно быть кратким, но при этом максимально информативным. В нем не должно быть длинных предложений и пассивных форм.

Структура резюме

1. Ф.И.О., адрес, телефон;

2. Личные сведения – возраст, семейное положение;

3. Цель – на какую должность претендуете, ваши пожелания по поводу будущей работы;

4. Образование (указывается в обратном хронологическом порядке):

– наименование вуза, факультет, специальность, основные дисциплины, год выпуска;

– также указывается любое дополнительное образование;

5. Опыт работы (указывается в обратном хронологическом порядке);

– годы работы, название организации, должность, основные обязанности;

6. Специальные способности: навыки работы на компьютере, знание иностранных языков;

7. Дополнительные сведения;

– наличие водительских прав, общественная деятельность и т. д.

8. Интересы (хобби);

9. Рекомендации.

Задание 2. Написать заявление о приеме на работу.

Образец заявления

Задание 3. Найдите ошибки в оформлении приказа. Укажите их. Приведите правильный вариант его оформления.

В связи с приказом директора от 21.07.2012 г. № 44 «О реорганизации службы делопроизводства»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в штатное расписание аппарата организации следующие изменения:

1.1. Добавить в состав службы делопроизводства должность секретаря-референта в составе одной штатной единицы с должностным окладом 12500 рублей 00 коп. без персональных и прочих надбавок;

1.2. Увеличить месячный фонд заработной платы на 12500 рублей 00 коп.

1.3. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора Козлова А.М.

Задание 4. Перед вами части должностной инструкции бухгалтера одной из компаний (приложение 5). Соберите должностную инструкцию, расставив ее элементы в правильном порядке. Найдите те части, которые не относятся к должностной инструкции бухгалтера.