Как обратиться

Если у вас нет личных контактов автора, обратитесь к нему через PR-отдел его издательства по электронной почте. Если будете писать обычное письмо, вложите конверт с маркой и своим обратным адресом. Не забудьте дать следующую информацию:

• номер или название вашей школы, адрес, телефон, электронную почту;

• краткое письмо, по какому поводу вы хотите его пригласить и что от него ждете;

• расскажите о характере мероприятия, будут ли другие гости;

• возраст детей, их количество;

• будут ли продаваться книги гостя;

• удобные на ваш взгляд даты встречи, из которых у приглашенного автора есть возможность выбора;

• какое будет вознаграждение и возмещение затрат;

• есть ли у школы возможность разместить гостя на несколько дней, если это необходимо. Не всякий автор обрадуется предложению пожить в какой-нибудь семье, даже если хозяева будут счастливы принять его у себя. Но если вы не можете оплатить гостиницу, сообщите об этом.

В дальнейшей переписке можете обсудить другие вопросы:

• количество выступлений и их продолжительность;

• характер мероприятия: беседа с малой или большой аудиторией, семинар, встреча с учителями и родителями;

• есть ли у автора особые пожелания;

• будет ли автограф-сессия;

• что из оборудования понадобится: аудиовизуальные устройства, PowerPoint, презентационные экраны, столы, большие доски для рисования;

• потребуются ли гостю помощники;

• о каких книгах будет говорить гость (следует заранее найти эти книги, подготовить детей к встрече, если надо);

• составьте четкую схему проезда, если гость приедет на машине. Если же он приедет другим транспортом, необходимо расписать, как и кто его встретит.

Разговор с автором должен быть максимально деловым и точным, — тем больше у вас шансов получить положительный ответ и избежать накладок.

Разумеется, все переговоры нужно начинать не менее чем за три месяца, а знаменитых авторов лучше приглашать по крайней мере за год.