9 июля Основное сообщение

Прежде чем ребенок возьмется за клавиатуру, чтобы написать основную часть письма, ему необходимо собраться с мыслями. Посоветуйте ему продумать свое сообщение, как если бы это было школьное сочинение: вступление, главная часть и заключение. Не стоит забывать про переходы между частями. Длинные электронные письма, в которых автор перескакивает с одной темы на другую, потом снова возвращается к первой теме, не только раздражают получателя, но им не удастся завладеть его вниманием. На такие письма сложно отвечать.

Если у ребенка есть вопросы, на которые он хотел бы получить ответы от адресата, или ему хочется, чтобы тот человек предпринял какие-то действия, следует быть точным. Письмо должно быть прямым и вежливым. Получателю нужно понять, о чем его спрашивают, но у него не должно создаться впечатление, что от него требуют ответа. Если вопросов несколько, их можно пронумеровать, тогда больше вероятность, что будут получены все ответы.

Если надо обсудить несколько тем, стоит расположить их в соответствии с приоритетами и начать с самых важных.

Можно расположить разные мысли в отдельных абзацах, оставив пробел между ними, чтобы воспринимать письмо было удобнее. Читать письмо с экрана и без того не слишком комфортно, поэтому не стоит нанизывать фразы одну за другой, чтобы все письмо превратилось в один сплошной текст. Получатель будет благодарен за удобный внешний вид письма, ему наверняка захочется уделить этому посланию больше времени.

Необходимо предоставить адресату достаточно времени для ответа. Электронное письмо, требующее ответа в течение следующих десяти минут – или не требующее его в течение десяти следующих месяцев, – не сработает.

Самое лучшее электронное письмо – то, в котором всего одна тема или которое требует одного действия.